وصف الوظيفة

موجز المنظمة:

ومنذ عام 1993، التزمت الرابطة، بوصفها منظمة غير حكومية دولية، بالإغاثة الإنسانية الفورية لدعم من هم في حاجة ماسة وحماية كرامة الناس، مع المشاركة في تهيئة فرص أطول أجلا لتحقيق النمو المستدام وتحقيق إمكانات الناس.

بذل الجهود للتصدي للأزمات الإنسانية وبناء القدرة على التكيف ؛ وتعزيز النمو الشامل والمستدام ؛ المشاركة في بناء إدارة فعالة ودع�� بناء المجتمع المدني في جميع أنحاء العالم من خلال الاستثمار في الناس وإمكاناتهم. وتنشط المنظمة في 39 بلدا وتنفذ أكثر من 500 مشروعا سنويا تصل إلى أكثر من 20 مليون مستفيد من الموظفين الدوليين والوطنيين 6 300.

وتتواجد المنظمة في اليمن منذ أوائل عام 2012، وهي ترسو في محافظات إب والحديدة وريمة والضالع وسعدة والجوف وعدن وذمار ومأرب.

ومن خلال برامجه الشاملة، يغطي برنامج العمل من أجل التنمية المستدامة السلسلة الكاملة للطوارئ والإنعاش والتنمية في اليمن. وتركزت أنشطة الطوارئ في قطاعي الزراعة والأمن الغذائي (مثل توزيع بذور المحاصيل، والثروة الحيوانية)، والانتعاش الاقتصادي ونظم السوق (مثل الأنشطة المدرة للدخل مثل النقد مقابل العمل)، والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية (مثل إصلاح مرافق إمدادات المياه، وتعزيز النظافة الصحية). تشمل أنشطة الأمن الغذائي لـ ACTED توزيع قسائم الغذاء، والتي تعد مكونًا رئيسيًا لتدخلات ACTED في البلاد.

ثالثا - الواجبات والمسؤوليات

1. البرمجة

1) تخطيط المشاريع

(أ) قيادة عملية وضع الاستراتيجية العامة لتنفيذ المشاريع (بما في ذلك استراتيجية الانتقال/التخلص التدريجي) والنظم والنهج والأدوات والمواد.

(ب) تخطيط جميع أنشطة المشاريع، وأفضل استثمار للموارد من أجل تحقيق أهداف المشروع.

(ج) تحديد وتخطيط المهارات والاحتياجات التقنية اللازمة لتنفيذ المشروع وفقا للمعايير ذات الصلة.

(د) تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS) لتنظيم مختلف المنجزات المستهدفة للمشاريع والعمل المطلوب لإنجازها في أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة (مجموعة أعمال).

(هـ) وضع الجدول الزمني للعمل عن طريق تحديد تسلسل مجموعات الأعمال والمهام ذات الصلة.

(و) إعداد خطة العمل، التي تجمع بين المجلس العالمي للإحصاء والجدول الزمني، لتكون بمثابة خريطة نموذجية شاملة ومفصلة لتنفيذ المشروع بنجاح.

(ز) تنظيم وتخطيط بدء المشروع ونهاية اجتماعات تخطيط انتقال المشروع، ومتابعة نقاط العمل المتصلة بالمشاريع الناشئة عن هذه الاجتماعات.

2) متابعة تنفيذ المشاريع

(أ) الإشراف عن كثب على تنفيذ المشاريع، وإدارة الموارد لضمان احترام المعايير والسياسات المتخذة.
(ب) مراقبة خطة العمل ورصد حالة تنفيذ المشروع وتحديث التقدم المحرز في المشروع يوميا.
(ج) توثيق التقدم المحرز في التنفيذ والتحديات الماثلة أمامه.
(د) كفالة مراعاة الجودة والمعايير التقنية ذات الصلة واحترامها أثناء تنفيذ المشاريع.
(هـ) العمل وفقا لمبادئ «عدم الإضرار» من أجل ضمان سلامة المشاريع بالنسبة للمجتمعات المحلية.
(و) توقع المخاطر والقضايا وتخفيفها، وإزالة أي تحديات غير متوقعة أثناء تنفيذ المشروع.
(ز) القيام، تحت إشراف منسق المنطقة، بإدارة التنسيق وإدارة التغييرات في تنفيذ المشاريع، ، ولا سيما تحديد احتياجات التغيير، واستعراض التغييرات المقترحة، تحليل أثرها على خطة المشروع، والموافقة على/رفض التغييرات المطلوبة ومراقبة النطاق وتحديثه، التكاليف والميزانية والجدول الزمني ومتطلبات الجودة استنادا إلى التغييرات المعتمدة وبالتنسيق مع وحدة تطوير المشاريع وإدارة الشؤون المالية.
(ح) تقديم معلومات مستكملة منتظمة وفي الوقت المناسب عن التقدم المحرز والتحديات المطروحة إلى المشرفين وغيرهم من أعضاء الفريق.
(1) يقترح حلولا أو تحسينات على منسق المنطقة لضمان تنفيذ أنشطة البرنامج بجودة، وفقا للأهداف وفي الوقت المحدد.
(ي) مرنة حسب ساعات العمل حسب متطلبات المشروع.

3) التوثيق والامتثال

(أ) ضمان إعداد سجلات ووثائق المشاريع، ولا سيما الوثائق التي تثبت إنجاز الأنشطة (قائمة المستفيدين، وشهادات التبرع، وكشوف الحضور، وما إلى ذلك) إعداداً كافياً وتجميعها وإيداعها وفقاً للإجراءات المتخذة والإجراءات الخاصة بالمانحين.
(ب) الاحتفاظ بقاعدة بيانات رئيسية للمستفيدين تتضمن جميع معلومات تسجيل المستفيدين وخط الأساس وكذلك الأنشطة

(ب) الاحتفاظ بقاعدة بيانات رئيسية للمستفيدين تحتوي على جميع معلومات تسجيل المستفيدين وخط الأساس وكذلك الأنشطة التي استفاد منها المستفيدون من ضمان حماية البيانات من إساءة استخدامها بما يتماشى مع سياسة حماية البيانات الخاصة بـ Acted.
(ج) ضمان وعي الموظفين بمدونة قواعد سلوك Acted وإجراءات FLATS ومتطلبات المانحين واحترامها.

 (4) إشراك المستفيدين ومساءلتهم

)أ) ضمان تقيد موظفي المشروع بمدونة قواعد السلوك الصادرة عن المنظمة ومعاملة جميع المستفيدين باحترام ودون أي تمييز أو تمييز على أساس الجنسية أو العرق أو العرق أو القبيلة أو نوع الجنس أو المعتقدات الدينية أو الرأي السياسي أو الإعاقة.
)ب) الإشراف على الاختيار المناسب والممكن والمقبول للمستفيدين من المشروع.
)ج) وضع استراتيجية اتصال مع المجتمعات المحلية من أجل تزويد أصحاب المصلحة في المشاريع بمعلومات واقعية وموضوعية وقابلة للتنفيذ.
)د) قيادة تمكين أصحاب المصلحة في المشروع من المشاركة طوال دورة المشروع.
)هـ) ضمان إبلاغ المجتمعات المحلية المستهدفة بآلية الشكاوى والاستجابة التابعة للمنظمة، وحل الشكاوى المتعلقة بالمشروع بالتنسيق مع وحدة برنامج المساعدة في مجال مكافحة غسل الأموال.

5)  ) التنسيق الداخلي

(أ) تنظيم اجتماعات منتظمة لتنسيق المشاريع مع فريق المشروع.
(ب) المشاركة في اجتماعات المنطقة نصف الأسبوعية وعند الطلب/حسب الاقتضاء في اجتماعات التنسيق الشهرية، وتقديم معلومات مستكملة عن التقدم المحرز في التنفيذ والتحديات والمخاطر والتغيرات في السياق.

6) التنسيق الخارجي وإشراك أصحاب المصلحة

(أ) الإشراف على نائب مدير المشروع وفريق المشروع لتيسير أو الاضطلاع بأنشطة الاتصال والاتصال من أجل التشاور النشط مع المستفيدين والمخبرين الرئيسيين والجهات الفاعلة والشركاء وأصحاب المصلحة وإشراكهم في جميع مراحل تصميم المشروع وتنفيذه، بما يكفل الاتصال السليم بوحدة إدارة المشاريع.

(ب) تقديم الدعم للشركاء في تنفيذ المشاريع وكفالة التنفيذ النوعي وفي الوقت المناسب للمشاريع من جانب الشركاء بما يتماشى مع متطلبات العمل ومتطلبات المانحين.

(ج) إحالة الشركاء إلى الموظفين المعنيين الذين تم اتخاذ إجراءات بشأنهم لدعمهم و/أو تدريبهم على إجراءات الاتفاق بشأن التجارة في الخدمات حسب الاقتضاء.

(د) قيادة اجتماعات الاستعراض مع الشركاء، مع إيلاء اهتمام خاص للجوانب المتعلقة بالعلاقة بين التعاون في مجال الشراكة وكفالة تسوية أي قضايا أو منازعات في الوقت المناسب.

8) الأمن

(أ) دعم تحليل السياق في مجال تنفيذ المشروع من خلال تحديد واتباع الإشارات الجزئية (مثل المؤشرات الأمنية والمؤشرات الاجتماعية والاقتصادية) ودعم منسق المنطقة وإدارة الأمن في إعداد التحديث الشهري SEC-02GZ.

(ب) التأكد من أن أصحاب المصلحة في المشروع لديهم صورة جيدة عن التصرف وبالتالي زيادة قبول وجود Acted وأنشطته في مجال تنفيذ المشروع.

(ج) إدارة حركة فريق تنفيذ المشروع والتأكد من أن أعضاء الفريق يحترمون بشكل صارم إجراءات التشغيل الموحدة للحركة.

2. الإدارة والتنظيم التشغيلي

2.1 الموارد البشرية

(أ) تحديد الهيكل السليم لفريق المشروع ووضع مخطط تنظيمي للمشروع ضمن حدود الميزانية.

(ب) وضع و/أو تعديل المعايير المحاسبية التي تحدد أدوار الموظفين ومسؤولياتهم بما يتماشى مع المعايير المتخذة.

(ج) تقديم خطة التوظيف للمشروع إلى إدارة التكيف والموارد البشرية.

(د) قيادة عملية تعيين موظفي المشاريع التقنيين.

(هـ) كفالة فهم موظفي المشاريع لأدوارهم ومسؤولياتهم وقدرتهم على أدائها.

(و) متابعة خطط العمل والأنشطة اليومية لموظفي المشروع.

(ز) ضمان بيئة عمل إيجابية وديناميات فريق جيدة.

(ح) إجراء تقييمات منتظمة للموظفين ومتابعة الإدارة الوظيفية.

(1) إدارة النزاعات بين الأشخاص.

(ي) ضمان بناء قدرات الموظفين في القطاعات ذات الصلة.

2.2 اللوجستيات

)أ) قيادة عمليات تخطيط المشتريات، وإطلاق المشتريات اللازمة للمشروع في الوقت المناسب، ومتابعة المشتريات عن كثب بالتعاون مع اللوجستيات.
)ب) إرسال نماذج نظام دقيقة ودقيقة في الوقت المناسب.
)ج) التحقق من جودة السلع/الإمدادات المطلوبة مع الفريق الفني في مرحلة التعاقد وكذلك في نقطة الاستقبال والمساهمة في لجان المشتريات للانتهاء من اختيار الموردين وفقًا للسيناريو المعمول به.
)د) متابعة مستويات مخزون المشاريع عن كثب بالتنسيق مع الخدمات اللوجستية، ورصد المخزون الحالي والمخزون الموزع والمطلوب بشكل استباقي.
)هـ) الإدارة الفعالة للأسطول من خلال طلبات المركبات في الوقت المناسب وبشكل معقول.
(و) كفالة حصول فريق المشروع على الأصول الكافية اللازمة لأداء واجباته.

2.3 المالية.

(أ) استعراض وحدة تمويل المشاريع والتنبؤ بالتكاليف الأولية والعادة ونفقات التحقق من أنشطة المشاريع.
(ب) التنبؤ بالاحتياجات النقدية الشهرية للمشروع وتقديمها إلى لجنة التكيف والتمويل.
)ج) المشاركة في عمليات وضع الميزانية الجديدة من خلال تقديم مشورة برنامجية من الخبراء فيما يتعلق بالمعارف السياقية.
)د) تحليل تكاليف المشروع، ورفع الأعلام الحمراء والتوصية بسبل المضي قدما.

3. مراقبة الجودة

)أ) قيادة عمليات تخطيط MEAL والدعم النشط لتنفيذ أنشطة MEAL بما يتماشى مع إطار ودليل مشروع MEAL.
)ب) قيام فريق المشروع بتخطيط وتنظيم عمليات التحقق الداخلية من الضمانات النوعية.
)ج) إدارة الأنشطة المضطلع بها وضمان كفاءة استخدام الموارد.
)د) القيام بزيارات ميدانية منتظمة لتوفير التوجيه والإشراف التقنيين فضلا عن الرصد المنتظم للتقدم المحرز في أنشطة المشاريع.
)هـ) مناقشة وتخطيط وتنفيذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، بما في ذلك استنادًا إلى نتائج وتوصيات MEAL.
)و) إدارة جمع وتطبيق الدروس المستفادة وأفضل الممارسات الملائمة

) القيام، عند الاقتضاء، بالاتصال بطرف ثالث في مجال الرصد والعمل عن كثب مع الشركاء بشأن تحديثات المشاريع والزيارات الموقعية وغير ذلك من الاتصالات، بالتنسيق مع وحدة تطوير المشاريع ووحدة برنامج MEAL.
5. أخرى
)أ) تقديم الدعم التقني والمدخلات لمشاريع أخرى في قطاعات مماثلة (مثل تصميم بوك).
)ب) أي مهام أخرى يحددها المدير التنفيذي.

ثانيا - المؤهلات

درجة البكالوريوس في الاقتصاد وإدارة الأعمال والهندسة الزراعية. درجة الماجستير في إحدى هذه التخصصات هي ميزة.
5 سنوات على الأقل من الخبرة الإجمالية، 3 سنوات على الأقل من الخبرة الإشرافية.
طلاقة الإنكليزية والعربية (مكتوبة ومتحدثة).
احترام سرية جميع المعلومات والبيانات الواردة.
قصر تقاسم المعلومات على الموظفين الداخليين المعنيين فقط وليس على المصادر الخارجية.
احترام وتعزيز سياسات Acted وإبلاغ المدير التنفيذي بأي عدم احترام لهذه السياسات بين الفرق أو المقاولين.
ضمان عدم الإضرار بالقيم والمبادئ الإنسانية واحترامها.
التزام كبير بالحساسية الثقافية والأمانة والنزاهة والجدارة بالثقة والمساءلة.
الاستعداد لاتباع التعليمات، وخاصة تلك المتعلقة بالأمن.
القدرة على العمل تحت الضغط في بيئة عالية السرعة.
مهارات اجتماعية واتصالية ممتازة.
أخلاقيات عمل منظمة ومنهجية وشاملة.
الالتزام بالمواعيد.
التفاني والاهتمام المثبت بقضايا التشرد والعمل الميداني والبرمجة الإنسانية.
مهارات تنظيمية جيدة وتحديد الأولويات.
Pro Advanced level of use Microsoft Office, Microsoft Excel and word; مهارات قوية لإدارة قاعدة البيانات.
مهارة شخصية وتحليلية قوية.
وتتبع المنظمة نهجا لا يتسامح إطلاقا مع الاستغلال والاعتداء والتحرش الجنسيين، وتضمن عدم تجنيد سوى أولئك الذين يشاركوننا قيمنا ويثبتونها. سيخضع جميع المرشحين لمراجع مرضية وفحوصات تمشيا مع المتطلبات القانونية. أي مرشح عرض عليه وظيفة سيوقع على قانون Condu الخاص بـ ACTED