مدير عمليات
- الوكالة السبتية للتنمية والإغاثة
- صنعاء
وصف الوظيفة
حول ADRA:
وكالة التنمية والإغاثة السبتية هي وكالة إنسانية مستقلة تم إنشاؤها
لغرض محدد هو توفير التنمية الفردية والمجتمعية والإغاثة في حالات الكوارث. ADRA اليمن يتابع مهمة تغيير العالم من خلال الارتقاء بحياة واحدة في
كل مرة. تخدم ADRA International 142 دولة وكانت موجودة في
اليمن منذ عام 1995. لديها أكثر من 1200 عامل إغاثة يخدمون في اليمن مما يجعلها
واحدة من أكبر عمليات ADRA في العالم. يتم دعم
برامجها من قبل وكالة التنمية الدولية الأمريكية، OFDA، منصة اليابان، DANIDA، وزارة الخارجية الألمانية، المعونة الإنسانية
الألمانية، Sida، UNOCHA، مفوضية الأمم المتحدة
لشؤون اللاجئين، منظمة الصحة العالمية، برنامج الأغذية العالمي وإدارة التنمية
الدولية. ولها وجود في 14 محافظة في اليمن تستجيب لجميع مجالات القطاعات
الإنسانية. وتضطلع الرابطة في اليمن ببرامج في مجالات الصحة، وحماية الطفل،
والتعليم، وحماية المرأة وتمكينها، ومؤسسات التمويل الوطنية، وتوزيع الأغذية،
والمساعدة النقدية، وبرامج سبل العيش. ويثير عملنا في هذه البيئات الصعبة بعض أكثر
القضايا إلحاحا التي تواجه العمل الإنساني المعاصر، بما في ذلك مسائل الوصول
والأمن والتمويل والتنسيق.
حماية:
تلتزم منظمة ADRA Yemen بحماية وتعزيز رفاهية
البالغين المعرضين للخطر والأطفال في المجتمعات المستهدفة، وكذلك رفاهية جميع
ممثلي ADRA في اليمن. تتوقع ADRA
Yemen أن يلتزم صاحب الوظيفة بهذا الالتزام ويشاركه.
وسيلزم اتخاذ جميع التدابير اللازمة لزيادة سلامة التوظيف، بما في ذلك
إجراء تحريات شاملة عن الخلفية.
موجز:
ويقوم مدير العمليات بتوفير القيادة والتوجيه التشغيليين للمكتب
القطري. وتحت إشراف مؤتمر نزع السلاح، سيكون الشخص
المسؤول عن هذا الدور مسؤولاً عن الإدارة (إدارة المخزون والأصول، وإدارة النقل
والأسطول، والمشتريات، واللوجستيات، وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وإدارة
السفر، وإدارة الزوار، وإدارة المكاتب).
وبالتعاون مع مؤتمر نزع السلاح، ستقود البعثة بشكل فعال قسم الإدارة
بهدف نهائي يتمثل في الحفاظ على القدرة التشغيلية لليمن وتعزيزها لدعم جهد كبير
لتوسيع نطاقه استجابة للأزمة المستمرة ولبيئة ما بعد الصراع المحتملة. وبذلك، ستضمن SOM تقديم خدمات دعم
البرنامج بطريقة تعكس القيم الأساسية ورسالة ورؤية ADRA وتبني
قدرات الموظفين والشركاء مع التركيز على رضا العملاء وكفاءتهم.
وسيكفل تعزيز التعاون بين البرامج (الطويلة الأجل والإنسانية على
السواء) ونظم الدعم الأخرى للمكاتب القطرية، بهدف دفع المكتب القطري قدما في رحلته
التحويلية لتوفير الإغاثة الإنسانية للمجتمعات المحلية.
وينبغي أن يفهم المكتب الاحتياجات والشواغل البرنامجين للرابطة لضمان
الدعم التشغيلي الفعال، فضلا عن الالتزام والالتزام الصارمين بالقيم الأساسية
للرابطة ورسالتها ورؤيتها وتعزيز المساواة والتنوع بين الجنسين.
المسؤوليات:
ويضطلع مدير العمليات بطائفة واسعة من المهام تشمل على سبيل المثال لا
الحصر ما يلي:
الإدارة
الإشراف على الإدارة اليومية لوحدة العمليات والموظفين.
إجراء تقييمات للموظفين الخاضعين لإشرافه.
دعم تطوير وتحسين النظم والسياسات والإجراءات الإدارية.
ضمان تزويد المكتب بالإمدادات اللازمة وتشغيل جميع المعدات وصيانتها
بشكل سليم.
تقديم الدعم اللازم لتخطيط المناسبات المكتبية وتحديد مواعيدها
وتنفيذها، بما في ذلك الاجتماعات والمؤتمرات والمقابلات
المشتريات
تقديم الدعم الكافي لعملية تخطيط أنشطة الشراء ومراقبة المخزون واللوجستيات
والتوزيع، من خلال العمل عن كثب مع مديري المشاريع/البرامج لضمان إعداد خطط الشراء
للمشاريع في الوقت المناسب ورصد تنفيذها.
ضمان خطوط اتصال فعالة بين مديري المشاريع/البرامج وفريق المشتريات
لضمان المتطلبات ذات الأولوية، وتسليم السلع والأشغال والخدمات في الوقت المناسب
باستخدام أنسب إجراءات الشراء.
ضمان الامتثال الكامل لأنشطة الشراء لسياسة المشتريات والقواعد
واللوائح المالية والتوجيهات التنظيمية والتعليمات الإدارية ذات الصلة، من خلال
جملة أمور منها الاحتفاظ بقائمة معتمدة للموردين/مقدمي الخدمات المؤهلين مسبقا،
ووضع آليات للجودة والأداء، وما إلى ذلك.
ضمان فعالية وكفاءة إدارة ورصد جميع عمليات الشراء المتعلقة
بالمعاملات، بما في ذلك عمليات المناقصة، والتقييم، والتعاقد، وإدارة العقود،
والاعتبارات القانونية وشروط الدفع، والمقاولون، وتقييم الأداء، وتقييم المخاطر.
تنفيذ المشتريات الاستراتيجية بما في ذلك استراتيجية تحديد المصادر،
واختيار الموردين وتقييمهم، وإدارة الجودة، وإدارة العلاقة مع العملاء، وقياس
الأداء لتحقيق القيمة مقابل المال.
التشجيع على عدم التسامح مطلقا مع انتهاكات سياسات وإجراءات الشراء.
الخدمات اللوجستية وإدارة الأصول
كفالة الإدارة الفعالة والكفؤة للأصول وجرد جميع الأصناف المستهلكة
وغير المستهلكة في إطار المشاريع.
دعم وسم الأصول والتحقق منها وصيانتها ورصدها وشطبها/التصرف فيها حسب
الاقتضاء امتثالا للقواعد والإجراءات المعمول بها.
تيسير التخليص الجمركي للإمدادات والمواد والمعدات و/أو المركبات
المستوردة لجميع أصول ADRA التي
تحتفظ بها المشاريع.
رصد دورة حياة/مدة صلاحية الأصول والمعدات وتقديم تقارير إلى مؤتمر
نزع السلاح لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
ضمان تخزين جميع المواد والمعدات التي تحتفظ بها المشاريع بشكل آمن وصحيح
وآمن حسب تصنيفات الأصناف.
رصد جميع حسابات المعدات الفرعية للتأكد من عدم وجود إهدار أو غش أو
إساءة استخدام للمعدات أو المواد وعدم وجود فائض أو مخزونات مفرطة من المعدات.
تخطيط وتقديم المساعدة التقنية للمكاتب الميدانية على أساس منتظم بهدف
رصد وتقييم توفير المدخلات اللوجستية وتحديد الإجراءات الواجب اتخاذها وتنفيذ
التحسينات اللازمة في النظام.
تكنولوجيا المعلومات
·
وسيعمل مدير العمليات
عن كثب مع مدير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بشأن المهام التالية:
·
القيام، بالتشاور مع
مدير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، بتحليل الاحتياجات التي يقدمها الموظفون
والتوصية بحلول تقنية مع وضع جدول زمني للإنجاز.
·
ضمان الحفاظ على
فعالية المنظمة وكفاءتها من خلال تحديد الخطط الاستراتيجية لتكنولوجيا المعلومات
والاتصالات وتنفيذها ودعمها
·
البحث المباشر في
التكنولوجيا الناشئة من خلال دراسة أهداف المنظمة واستراتيجياتها وممارساتها
ومشاريع المستخدمين.
·
وضع جداول زمنية
مفصلة والتوصية بتنفيذ مراقبة فعالة للمشاريع لكل إصدار من إصدارات البرمجيات.
·
ضمان فعالية وكفاءة
التكنولوجيات المنفذة، وبالتشاور مع مؤتمر نزع السلاح، تنظيم عمليات مراجعة حسابات
النظام حسب الاقتضاء.
·
ضمان حماية الأصول
والمعلومات عن طريق تنفيذ هياكل استعادة القدرة على العمل بعد الكوارث، وإجراءات
الدعم، وأمن المعلومات ومراقبتها
·
يدعم فريق تكنولوجيا
المعلومات والاتصالات للحفاظ على جودة الخدمات من خلال وضع وإنفاذ معايير المنظمة.
عامه
·
تنظيم وتقديم التدريب
لموظفي العمليات/المشاريع بشأن المشتريات واللوجستيات وإدارة الأصول وتوليف الدروس
المستفادة وأفضل الممارسات.
·
كفالة تقديم تقارير
منتظمة عن أنشطة المشتريات واللوجستيات والأصول إلى الإدارة والمشاريع.
·
ضمان امتثال جميع
الأنشطة لمتطلبات الإبلاغ ومراجعة الحسابات الموحدة.
·
أداء أي واجبات أخرى
يحددها المشرف من وقت لآخر.
المؤهلات:
·
درجة البكالوريوس
الدنيا في الإدارة أو المالية أو ما يتصل بذلك من مزيج ميداني أو ما يعادله من
الخبرة التعليمية والعمل
·
7 سنوات على الأقل من
الخبرة المسؤولة تدريجيا في تقديم وإدارة خدمات المشتريات، وإدارة اللوجستيات
والأصول، وإدارة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
·
القدرة على قيادة
عمليات الشراء واللوجستيات والإدارة باستخدام أساليب فعالة.
·
الطلاقة باللغتين
الإنكليزية والكتابية؛ بالإضافة إلى أن اللغة العربية هي مكافأة.
المهارات والكفاءات المطلوبة:
·
يُظهر النزاهة/الصدق
والقدرة على تعزيز النزاهة وأخلاقيات الأعمال من خلال نموذجه قيم ADRA والمعايير الأخلاقية.
·
مهارات تحليلية قوية
·
يركز على التأثير
والنتيجة بالنسبة لأصحاب المصلحة ويستجيب بشكل إيجابي للتعليقات.
·
وتعمل النهج المتسقة
بطاقة وموقف إيجابي وبناء.
·
ضبط النفس والهدوء
والسلوك الجيد حتى تحت ضغط شديد
·
التوفر حتى بعد ساعات
العمل الرسمية العادية كلما دعت الضرورة إلى ذلك في ضوء مقتضيات العمل.
·
الاستباقية والإبداع
واتخاذ المبادرات المناسبة للتصدي للتحديات على النحو المناسب.
·
ارتفاع مستوى
الاستجابة وأخلاقيات العمل.
·
القدرة على تحقيق
النتائج المتوقعة تحت إشراف ضئيل.
·
يوضح الانفتاح على
التغيير والقدرة على إدارة التعقيدات.
·
مهارات القيادة
والقدرة على ضمان العمل الجماعي الفعال والسلوك التعاوني وروح الفريق وحل
النزاعات.
·
القدرة على إقامة
علاقات تعاونية ومتناغمة مع الشركاء الخارجيين وجميع أصحاب المصلحة.
·
الخبرات السابقة في
سياق النزاع و/أو ما بعد الصراع والتعددية الثقافية مستصحبة للغاية
·
مهارات الاتصال
والتفاوض الممتازة لإقناع الآخرين والتأثير عليهم بشكل إيجابي.
·
القدرة على تعدد
المهام وتحديد أولويات جداول العمل.
قيم أدرا:
ونحن نتمسك بالمبادئ الإنسانية؛ قيمنا الرئيسية:
·
متصل
·
شجاع
·
رحيم
إعلان منتهي
