وصف الوظيفة

معلومات مهمة                                            

• المسمى الوظيفي:   متطوع مساعد لوجستي
• فئة الوظيفة : المالية
• الموقع   :  صنعاء
• تاريخ البدء :  18-1-2022
• تاريخ الانتهاء :  11-2-2022

عن المؤسسة:

مؤسسة الإكرام التنموية الخيرية (EDCF) هي مؤسسة غير ربحية. وهي تعمل بهدف الاستجابة لنداء الحياة من أجل تحقيق التنمية المستدامة للمجتمع ومساعدة الأشخاص الأكثر ضعفاً والمتضررين من النزاع ، وكذلك الأشخاص الذين ليس لديهم دخل أو دخل محدود ، بغض النظر عن مكانهم. تنتمي إلى أو ما هي اختلافاتهم الاجتماعية. تعمل المؤسسة في مجالات مختلفة (الأمن الغذائي - المأوى - التمكين - الصحة والتعليم) من خلال شراكات فعالة مع المنظمات والمؤسسات المحلية والدولية لإنشاء مشاريع ذات أهمية إنسانية وتنموية للمجتمع اليمني.

ملخص الوظيفة :

سيكون المساعد اللوجستي مسؤولاً عن تخطيط وإدارة الخدمات اللوجستية وإدارة المستودعات والمشتريات وخدمة العملاء وتحسين دورة النظام والتواصل والتفاوض مع الموردين.

الوصف الوظيفي / المسؤوليات الرئيسية:

سيكون مساعد اللوجستيات المتطوع مسؤولاً عن الأنشطة الرئيسية التالية:

عملية الشراء:

• تحقيق الشراء المحلي للبضائع للبعثة ، بناءً على تعليمات المنسق الميداني ووفقًا لإجراءات شراء EDCF.
• شراء سلع تضمن نسبة السعر / الجودة المثلى في السوق.
• تحصيل عروض الأسعار والتحقق من أسعار شراء السلع والخدمات
• تأكد من أن جميع الموردين يملأون جميع الإيصالات / الفواتير الخاصة بالمشتريات المحلية بشكل صحيح.
• ترجمة الإيصالات / الفواتير المكتوبة من العربية إلى الإنجليزية.
• بناءً على طلب المنسق الميداني ، يتم إجراء مسح للسوق بالتعاون مع فريق الإدارة.
• تحصيل عروض الأسعار والتحقق من أسعار شراء السلع والخدمات.
• تأكد من تسليم جميع العناصر التي تم شراؤها إلى مقدم الطلب ، وجمع إثبات de ، والزيوت ، والمضي قدمًا في التحقق من صحة الفواتير من قبل فريق الإدارة.
• الحفاظ على وتحديث جميع أنظمة الملفات اللوجستية.
• مسؤول عن البدل الأسبوعي: اطلب السلفة إلى المسؤول وتبريرها قبل نهاية الأسبوع ونهاية الشهر التالي لإجراءات EDCF (النماذج ، الفواتير ، ملفات المشتريات ، العقود ..

إدارة المخزون

تحقق بانتظام من مستويات المخزون (الجرد المادي)

تأكد من أن جميع العناصر منظمة بشكل جيد ومخزنة بشكل صحيح ، ومحمية بشكل جيد ، وبيئة عمل كاملة ، ومحددة ، ويمكن الوصول إليها بسهولة (النظافة ، والأمن ، والوصول ، وما إلى ذلك)

- متابعة تسجيل جميع المعدات الجديدة في البعثة حسب إجراءات EDCF ورفع تقرير إلى المنسق الميداني.

قضايا أمنية:

• قم بإبلاغ المنسق الميداني عن أية مشكلات متعلقة بالأمان.
• الإبلاغ عن الاجتماعات المختلفة وحضورها:
• قم بإعداد وتقديم تقرير الأنشطة الأسبوعية (تعقب الشراء ، استهلاك الوقود ، إلخ ...

متطلبات الوظيفة والمؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة سلسلة التوريد أو مجال دراسة مشابه.
• خبرة في العمل في بيئة متعددة العملات.
• القدرة على العمل بسرعة وبدقة والاهتمام بالتفاصيل خاصة تحت الضغط
• جيد MS Excel ومهارات تحليلية ، والقدرة على العمل مع كميات كبيرة من البيانات.
• مهارات تنظيم وإدارة جيدة لضمان تقديم جميع الوثائق في الوقت المناسب ويمكن الوصول إليها بسهولة.
• مهارات اتصال ممتازة عبر الهاتف وجهاً لوجه وخطيًا لتتمكن من شرح العمليات بوضوح وحل الاستفسارات مع الموردين.
• معرفة الأنظمة اللوجستية والقدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية ،
• القدرة على التخطيط والأولويات الخاصة بالعمل للوفاء بالمواعيد النهائية.
• إتقان اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة.
• خبرة في العمل للاستجابة لحالات الطوارئ.
• الوعي بالمبادئ الإنسانية.
• خبرة لا تقل عن عام واحد في المجال ذي الصلة.