مساعد الموارد البشرية والشؤون المالية
  • People in Need
  • عدن

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد الموارد البشرية والشؤون المالية

القسم: العمليات

الموقع: عدن ، اليمن

تقديم التقارير إلى: مدير المالية


نظرة عامة :

تحت الإشراف العام للمدير المالي ، يكون مساعد الموارد البشرية والشؤون المالية (HRFA) مسؤولاً عن الدعم الإداري المتعلق بالموارد البشرية وأجندة الشؤون المالية للبرنامج القطري (CP).

تتكون المسؤوليات العامة من معالجة العمليات النقدية ، وإصدار الوثائق المالية ذات الصلة وأرشفتها ، فضلاً عن تقديم الدعم بالتنسيق وأرشفة الوثائق المتعلقة بتوظيف الموظفين ، وترك الأدلة ، وأرشفة مجلدات الموظفين ، والمهام الأخرى المحددة أدناه. قد يختلف جدول الأعمال اليومي لمساعد الموارد البشرية والشؤون المالية بناءً على الاحتياجات الفعلية ووقت الشهر.

 

المهام الرئيسية

  1  -  التمويل:

  • للحفاظ على السجلات النقدية وفقًا لإجراءات  . PIN 
  • لإجراء عمليات نقدية لاحتياجات المكتب الرئيسي في عدن عند استلام الوثائق الكاملة والصحيحة مع جميع الموافقات والتوقيعات اللازمة ,
  • لإصدار وأرشفة مستندات الدعم ذات الصلة مثل طلبات السلفة النقدية ، وطلبات السلفة النقدية ، ومستندات تسجيل النقد الأخرى .
  • لرصد ما إذا كانت جميع المستندات المالية مثل الفواتير والتسويات النقدية في سجلات النقد المخصصة تتماشى مع متطلبات رقم التعريف الشخصي.
  • لتحميل جميع الوثائق ذات الصلة (الفواتير والوثائق الداعمة والتأكيدات) المتعلقة بنوع الفواتير المعين في نظام الأرشفة .
  • إجراء عمليات جرد نقدية أسبوعية وشهرية وربع سنوية وتوثيقها وفقًا لذلك .
  • لضمان إغلاق جميع المستندات المعلقة وغير المسجلة في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية بحلول نهاية الأسبوع .
  • للتحقق من مستندات السجل النقدي المعلقة ، في حالة حدوث خطأ لترتيب التصحيح مع وحدة المحاسبة .
  • لتدريب الموظفين الجدد على إعداد طلبات السلفة النقدية والموافقة على السلف النقدية وغيرها من الوثائق المتعلقة بالمحاسبة اللازمة .
  • تأكد من اتباع قواعد الأمن المالي في أي وقت .

 

  2  - الموارد البشرية

  • لتوفير مدخلات للتحديثات المنتظمة لقاعدة بيانات الموارد البشرية في الوقت الحقيقي ؛
  • لتوفير مدخلات للتحديثات المنتظمة لسجل الإجازات السنوية للموظفين المحليين ؛
  • لجمع وثائق الموظفين وأرشفتها في مجلدات موظفي الموارد البشرية ، في كل من النسخ المطبوعة والنسخ الإلكترونية ؛
  • ضمان جمع وثائق الموارد البشرية ، بما في ذلك العقود الموقعة وطلبات الإجازة ، من الموظفين وحفظها في الوقت المناسب ؛
  • لطباعة أوراق حضور الموظفين وتوزيعها على كل فريق والتحقق من دقتها وجمع المستندات الموقعة على أساس أسبوعي ؛
  • تنسيق إصدار بطاقات هوية الموظفين وبطاقات العمل ؛
  • للمساعدة في تعيين وتوظيف الموظفين المحليين ومقدمي الخدمات (اختيار السيرة الذاتية ، تنسيق المقابلات ، الإشراف على الاختبارات الكتابية ، إلخ) ؛
  • لضمان تنفيذ عملية التوظيف وتوثيقها بشكل صحيح: يتم الإعلان عن الوظائف الشاغرة على أساس طلبات الوظائف المعتمدة وبما يتماشى مع أوصاف الوظائف ، ويتم جمع السير الذاتية ، وقائمة المرشحين المختصرة ، والاختبار الكتابي الذي يتم إجراؤه ، وتنظيم المقابلات وتقييمها كتابةً ، إلخ حسب إجراءات PIN ؛
  • صياغة عقود الموظفين وتعديلاتها ومرفقاتها وأرشفتها في التوقيعات التالية في أرشيف إلكتروني ومادي ؛
  • لتحديث معلومات الموظفين في قائمة جهات اتصال PIN .
  • لتوفير الدعم بالتوجيه والتعريف للقادمين الجدد ، لضمان التعريف بإجراءات الموارد البشرية ، ومدونة قواعد السلوك الخاصة بـ PIN RDD والسياسات الرئيسية ، وسياسة الموظفين الوطنيين ، وما إلى ذلك ؛
  • لتنسيق عملية الإعداد والتعريف ، بما في ذلك الإحاطات بشأن العمليات النقدية وإجراءات الموارد البشرية للموظفين الجدد ؛
  • لدعم ترجمة الوثائق و / أو أثناء الاجتماعات والتدريب.


 3  -  لأرشفة ، التقارير ، الفرز

  • يحتفظ بأرشيف مادي للوثائق المتعلقة بالموارد البشرية والشؤون المالية .
  • يقوم بإجراء فحص على جميع البائعين ، لجميع العقود الخاصة بـ PIN Yemen CP .
  • المساعدة في إعداد الوثائق لعمليات التدقيق.


الالتزامات والمسؤوليات العامة

  • ينص رقم التعريف الشخصي على الحق في التنازل عن أي نوع آخر من الأعمال المشتقة من التخصص في العمل. في حالة العمل العاجل وما شابه ، قد يُطلب من الموظفين العمل لساعات إضافية وكذلك أثناء العطلات الرسمية وغيرها.
  • الالتزام بجميع سياسات وإجراءات رقم التعريف الشخصي في جميع الأوقات بما في ذلك تلك المنصوص عليها في السياسات الرئيسية مثل مدونة قواعد السلوك وسياسة حماية الطفل وإجراءات تشغيل المعايير الأمنية وما إلى ذلك.
  • الحضور في الموعد المحدد للعمل بما في ذلك ساعات العمل في المكتب المعين وجدولة الرحلات الميدانية إن أمكن.
  • ضمان تسليم المهام في الوقت المناسب وبشكل فعال .
  • صحة واكتمال مهام معينة .
  • يتحمل الموظفون المسؤولية عن جميع المواد أو الأموال الموكلة إليهم ويلتزمون بتغطية جميع الأضرار أو الخسائر الناجمة عن إهماله. تم توقيع اتفاقية مسؤولية الأصول بشكل منفصل.
  • التزويد الفوري بجميع المعلومات ذات الصلة إلى المشرف عليهم.
  • الحفاظ على سرية جميع المعلومات التي تم الحصول عليها من العمل داخل غير متاحة للجمهور.
  • أرشفة جميع الوثائق المعهود بها والمكتسبة بالطريقة الصحيحة.
  • تمثيل ودعم قيم الأشخاص المحتاجين في جميع الأوقات .
  • يجب أن تتصرف بأسلوب لائق في جميع الأوقات والأماكن.

الحد الأدنى من المتطلبات

  • يفضل خبرة العمل في المحاسبة أو الموارد البشرية والأدوار الإدارية.
  • المهارات التنظيمية وإدارة الوقت .
  • الاهتمام بالتفاصيل ، مهارات الملكية القوية.
  • لديهم دوافع ذاتية ونشطة وموثوقة .
  • وجود نهج منظم للعمل .
  • مهارات ممتازة في التفكير التنظيمي والنقدي وحل المشكلات.
  • القدرة على العمل مع فرق متعددة الثقافات بطريقة مهنية .
  • مهارات Microsoft Excel و MS Office (جداول البيانات ، تحليل البيانات) .
  • اللغة الإنجليزية ممتازة - تحدثا وكتابة.

  • الرجاء التقديم هنا:

    - الموعد النهائي لتقديم الطلبات,

    - قد يغلق المنصب الشاغر قبل الموعد النهائي.


إعلان منتهي