مدير مكتب أقدم
  • ACTED
  • الضالع

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة

 ملخص منظمة ACTED:
منذ عام 1993 ، كمنظمة دولية غير حكومية ، تلتزم ACTED بالإغاثة الإنسانية الفورية لدعم المحتاجين الملحة وحماية كرامة الناس ، مع المشاركة في خلق فرص طويلة الأجل للنمو المستدام وتحقيق إمكانات الناس.

تسعى ACTED للاستجابة للأزمات الإنسانية وبناء القدرة على الصمود ؛ تعزيز النمو الشامل والمستدام ؛ المشاركة في بناء حوكمة فعالة ودعم بناء المجتمع المدني في جميع أنحاء العالم من خلال الاستثمار في الناس وإمكاناتهم. ACTED نشطة في 37 دولة وتنفذ أكثر من 450 مشروعًا سنويًا تصل إلى أكثر من 8 ملايين مستفيد مع 400 موظف دولي و 4300 موظف محلي.

تعمل منظمة اكتد في اليمن منذ أوائل عام 2012 وتم إرساؤها في محافظات الحديدة وريمة وإب وذمار وعدن الضالع وصعدة والجوف ومأرب.

من خلال برمجتها الشاملة ، قامت ACTED بتغطية السلسلة الكاملة لحالات الطوارئ وإعادة التأهيل والتنمية في اليمنركزت أنشطة الطوارئ في قطاعات الزراعة والأمن الغذائي (مثل توزيع بذور المحاصيل والثروة الحيوانية) ، والإنعاش الاقتصادي وأنظمة السوق (مثل الأنشطة المدرة للدخل مثل النقد مقابل العمل) ، والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية (مثل إعادة تأهيل مرافق إمدادات المياه ، تعزيز النظافة). تشمل أنشطة الأمن الغذائي لـ ACTED توزيع قسائم الطعام ، والتي تعد مكونًا رئيسيًا لتدخلات ACTED في البلاد.

المسؤوليات

1. التنسيق الداخلي والرقابة 

1.1 التنسيق الداخلي 

  • تسهيل الاتصال بين الإدارات وتبادل المعلومات من أجل بيئة عمل إيجابية في القاعدة 
  • التأكد من قيام فرق البرنامج والسجلات والتمويل AME والامتثال بالتنسيق وتبادل المعلومات وتوفير الوثائق المطلوبة لإكمال المهام (مثل تخطيط الأسطول والمشتريات على المستوى الأساسي والأنشطة الميدانية وإدارة المكدس) في الوقت المناسب وبطريقة متوافقة 
  • ضمان تنفيذ آلية تنسيق ACTED على المستوى الأساسي (WAM ، اجتماع FLAT ، إلخ) 
  • ضمان تقديم جميع وثائق إعداد التقارير على مستوى المنطقة الفرعية إلى رئيس الإدارات على مستوى المنطقة في الوقت المناسب.

1.2 الرقابة على الموظفين 

  • التأكد من أن جميع الموظفين في القاعدة يفهمون وقادرون على أداء أدوارهم ومسؤولياتهم المتعلقة بالعمليات الأساسية والارتباط برئيس الأقسام في المنطقة 
  • إدارة النزاعات الشخصية بين الموظفين على مستوى الأساس 
  • تعزيز بناء الفريق والإنتاجية ورفاهية الموظفين 
  • إرشاد ودعم الفريق لبناء القدرات ، وتحسين الكفاءة والأداء ، ومتابعة الإدارة المهنية 
  • العمل كوسيط بين منسق المنطقة والموظفين الأساسيين لضمان دعم تدفق المعلومات وإبلاغ منسق المنطقة بشكل استباقي بالتحديات والمشاكل في القاعدة الفرعية.

2. إدارة المكاتب والإدارة
2.1. 
إدارة المكاتب

  • تتبع ومراقبة جميع تكاليف الدعم والإنفاق على القاعدة ، وضمان الكفاءة وتحقيق وفورات حيثما أمكن ذلك 
  • ضمان الدفع المتوافق وفي الوقت المناسب لجميع تكاليف الدعم الأساسية.

3. إدارة FLATS 
3.1. 
الإدارة وإدارة الموارد البشرية 

  • إدارة الخط المباشر لفريق الموارد البشرية في المنطقة الفرعية 
  • ضمان شفافية وحسن توقيت تعيين الموظفين الوطنيين ؛
  • تقترح بشكل استباقي تكييف هيكل التوظيف على مستوى القاعدة الفرعية للاحتياجات والتمويل بالتنسيق مع تنسيق المنطقة 
  • ضمان التقييم المنتظم للأداء والإدارة المهنية للموظفين على مستوى القاعدة الفرعية 
  • ضمان تقديم تقارير الموارد البشرية الأساسية الفرعية بدقة وفي الوقت المناسب 
  • ضمان استمارات الخروج في الوقت المناسب.

3.2 الإدارة المالية  

  • دعم فريق الشؤون المالية ومساعدته في التنبؤ الدقيق بالميزانية وإدارة التدفق النقدي بكفاءة 
  • تتبع ومساعدة فريق الشؤون المالية للقاعدة الفرعية في ضمان تقديم تقارير TITANIC المالية الدقيقة في الوقت المناسب

3.3 إدارة الخدمات اللوجستية وتكنولوجيا المعلومات  

  • إدارة الخط المباشر لفريق الخدمات اللوجستية للمنطقة الفرعية 
  • المتابعة والتنسيق بين الفرق لدعم عمليات الشراء المتوافقة في الوقت المناسب ، وإدارة المخزون والأصول والاتصالات ، وإعداد تقارير TITANIC الدقيقة في الوقت المناسب 
  • مساعدة موظف اللوجستيات في تخطيط تأجير المركبات وإدارة الوقود والسائق لضمان إدارة أسطول متوافقة وفعالة 
  • تقييم وتحديد أولويات الصيانة واحتياجات المعدات مقابل الميزانية المتاحة.

3.4. الشفافية / إدارة الامتثال 

  • الدعم والمتابعة مع "مساعد الامتثال" لتقليل مخاطر الاحتيال والفساد والتكاليف غير المؤهلة 
  • دعم مساعد الامتثال في تصميم وتقديم التدريبات وبناء القدرات على سياسات وإجراءات ACTED ، بما في ذلك سياسة الشفافية والإبلاغ عن المخالفات لـ ACTED.

3.5 إدارة الأمن  

مساعدة ودعم مسؤول السلامة من خلال تحسينات السلامة والدورات التدريبية ومتابعة حوادث السلامة والأمن والإبلاغ عنها

4. التمثيل الخارجي والاتصال

4.1 التمثيل الخارجي

  • بدعم من مسؤول الاتصال في عدن ، ضمان التواصل المنتظم والاتصال مع وزارة التخطيط والتعاون الدولي ومكتب الحاكم وأصحاب المصلحة الآخرين في السلطة المحلية للحفاظ على علاقة وسمعة ACTED الإيجابية محليًا 
  • تطوير والحفاظ على العلاقات مع مديري القاعدة / المكاتب ومكتب الأمم المتحدة لتنسيق الشؤون الإنسانية (OCHA) والجهات الفاعلة الأخرى في المجموعة / المنظمات الإنسانية في الضالع وضمان التواصل والتنسيق بشأن الأنشطة الإنسانية ؛
  • البقاء على اطلاع دائم وإدراك لجميع أنشطة المشروع والتقدم المحرز في القاعدة ، لتسهيل الإبلاغ والمشاركة مع الجهات الفاعلة والسلطات الإنسانية الأخرى في المنطقة ؛
  • قم بالإبلاغ عن الفجوات الإنسانية في AC و PC في المنطقة والفرص المتاحة لـ ACTED لتقديم مساعدة إضافية ، بناءً على التواصل والاتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

5. متابعة تنفيذ المشروع 

  • دعم (نائب) مديري المشاريع من خلال حل المشاكل وإزالة نقاط الحجب ؛
  • ضمان التنسيق بين (D) PMs و AME / Database من أجل المراقبة والإبلاغ عن الأنشطة الميدانية في الوقت المناسب 
  • مساعدة (D) مديري المشاريع في مراقبة معدلات حرق النقد و BFUs وتقارير المشروع 
  • تأكد من أن صحائف وقائع المشروع ذات الصلة محدثة ومتاحة لأغراض الإبلاغ والتواصل مع أصحاب المصلحة المحليين.

متطلبات الوظيفة (المؤهل والخبرة)

  • خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال ذي صلة في منظمة دولية غير حكومية 
  • خبرة لا تقل عن 3 سنوات في المناصب الإدارية بما في ذلك إدارة الأفراد 
  • خبرة سابقة في إدارة المكاتب الميدانية.
  • خبرة في إدارة المشاريع ومهارات تنظيمية مثبتة 
  • يفضل الخبرة السابقة في العمل في الضالع.
  • معرفة جيدة بالجهات المانحة ذات الصلة ؛
  • خبرة في التعامل مع الشركاء الوطنيين والسلطات المحلية / الحكومية.

الملف الشخصي مطلوب

  • درجة البكالوريوس في الإدارة أو الهندسة أو مجال ذي صلة ؛
  • يفضل درجة الماجستير في الإدارة.
  • خبرة في إدارة الفريق.
  • مهارات اتصال قوية (قدرة عالية على التعبير عن الأفكار والأفكار والمشاكل وعرضها بوضوح وفعالية ودقة) 
  • إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وقراءة ومحادثة) 
  • معرفة قوية بالسياق الإنساني المحلي 
  • السعي لتحقيق التميز: التركيز على الوصول إلى النتائج مع ضمان كفاءة العمليات 
  • التعاون: إشراك الأطراف المعنية وتشجيع التغذية الراجعة 
  • إظهار النزاهة: التمسك بأعلى معايير السلوك الأخلاقي والمهني وتعزيزها فيما يتعلق بقيم ACTED ومدونة قواعد السلوك ، بما في ذلك الحماية من الاستغلال الجنسي والاعتداء والتحرش.
  • النهج الموجه نحو النتائج ، والمبادرة ولكن أيضا يتأكد من أن المبادرات تأتي إلى نتيجة مرضية 
  • يأخذ زمام المبادرة لتحسين العمليت والإجراءات 
  • يعرف كيفية تحديد الأولويات 
  • تنبيهات تنسيق المنطقة عند ظهور المشاكل المالية والتشغيلية والمسائل والمخاطر بما في ذلك الاحتيال 
  • مهارات التخطيط والتنظيم المتعلقة بالعمل وإدارة الوقت.
  • الاهتمام بالتفاصيل والمستوى العالي من الدقة 
  • التواصل الجيد ، شفهيًا وكتابيًا 
  • الرغبة في التعلم والتدريب والتحدي للنمو 
  • الاستعداد لتعليم وتدريب الآخرين


إعلان منتهي