مساعد برنامج
  • WHO
  • عدن

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة

المهمة 1 (بما في ذلك النتائج المتوقعة)

يعمل كنقطة محورية للتنسيق الإداري لتنفيذ البرنامج أو المشروع ، وتحقيق نتائج مثل:

         مراقبة حالة مقترحات البرامج / المشاريع واستلام الوثائق لمراجعتها والموافقة عليها.

         التحقق من عملية إنشاء المشاريع وتنبيه المشرفين بأي تأخير أو إجراء مطلوب ، وتقديم وثائق المشروع للموافقة النهائية والتوقيع. توزيع وثائق المشروع على الأطراف ذات الصلة عند الموافقة ؛

         الاتصال بالموظفين الإداريين بشأن التحقق من الأموال وتوافرها ، وإدخال نظام الميزانية المحوسب ومراقبة عمليات الموافقة.

         الاتصال المكثف والمتابعة مع الوحدات التنظيمية المتنوعة بشأن الإجراءات الإدارية المختلفة مثل تعيين الموظفين وتعيينهم ، وترتيبات السفر ، والإذن بالدفع ، وصرف الأموال ، وشراء المعدات والخدمات

         تجميع وملخص للمعلومات والبيانات الأساسية حول البرامج / المشاريع ذات الصلة بالموضوعات أو القضايا.

         تقديم تقارير منتظمة عن حالة الميزانية مقابل خطة عمل المشروع المحددة باستخدام لوحات المعلومات المتاحة أو منهجيات التتبع الموجودة مسبقًا.

 

 

المهمة 2 (بما في ذلك النتائج المتوقعة)

يرتب الاجتماعات والندوات والمؤتمرات والفعاليات الأخرى المتعلقة بالبرامج أو المشاريع الفنية ، وتحقيق نتائج مثل:

         الانتهاء من جميع الاستعدادات الإدارية واللوجستية اللازمة لتنظيم الاجتماعات الفنية والبرنامجية والمؤتمرات والندوات وورش العمل والدورات والفعاليات الأخرى. ويشمل ذلك الاتصال بالمشاركين من وزارة الصحة وأصحاب المصلحة الآخرين.

         التجميع والبحث الأساسي لمواد المعلومات الأساسية للعروض التقديمية والبرامج التقنية والاجتماعات والأحداث الأخرى.

         متابعة الأنشطة المتفق عليها مع الوحدات والموظفين المعنيين لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

 

المهمة 3 (بما في ذلك النتائج المتوقعة)

يتعامل مع الوثائق والمراسلات الفنية المرتبطة ببعض المشاريع أو أنشطة البرنامج ، ويحقق نتائج مثل:

         إنشاء وصيانة نظام الملفات المناسب لكل مشروع أو برنامج فني.

         تجميع وتنسيق وتحرير الوثائق الفنية المرتبطة بأنشطة مشروع أو برنامج معين وتقديمها إلى الموظفين المناسبين للرد.

         المعلومات والتذكير للموظفين المسؤولين بمواعيد المتابعة لأنشطة المشروع ، والاستجابة أو إجراءات محددة ، وتوفير المواد الداعمة حسب الاقتضاء.

         تتبع سير العمل ، ورصد تقدم العمل والمواعيد النهائية لوثائق البرنامج والمتابعة مع المكاتب الفنية حسب الحاجة.

 

المؤهلات

الخلفية التعليمية

الانتهاء من التعليم الثانوي مع استكمال دراسات إدارة البرنامج.

مرغوب فيه: تعتبر الدرجة الجامعية في إدارة الأعمال أو العلوم الاجتماعية أو أي مجال ذي صلة أحد الأصول

 

الخبرة المهنية والمعرفة

         ما لا يقل عن خمس سنوات من الخبرة التدريجية في مجال السكرتارية / الإدارية.

         معرفة السياسات والعمليات والإجراءات الإدارية بشكل عام وخاصة تلك المتعلقة بإدارة البرنامج / المشروع والتنفيذ والتقييم والتعاون التقني والبرمجة والميزنة.

         القدرة على العمل بشكل جيد مع الأرقام وإجراء البحوث الأساسية وجمع المعلومات من المصادر القياسية. يظهر الفخر في العمل والإنجازات ؛ يتسم بالضمير والكفاءة في الوفاء بالالتزامات والالتزام بالمواعيد النهائية وتحقيق النتائج.

         يجب أن يكون قادرًا على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات باستخدام مهارات إدارة الوقت الجيدة والمنظمة والموجهة نحو التفاصيل. التقيد بالمواعيد النهائية وإصدار المراسلات في الوقت المناسب.


إعلان منتهي