مساعد إداري (المرافق والأصول)
  • برنامج الاغذية العالمي
  • الحديدة

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة

حول برنامج الأغذية العالمي

برنامج الأغذية العالمي للأمم المتحدة هو الحائز على جائزة نوبل للسلام لعام 2020نحن أكبر منظمة إنسانية في العالم ، ننقذ الأرواح في حالات الطوارئ ونستخدم المساعدات الغذائية لبناء مسار إلى السلام والاستقرار والا��دهار للأشخاص الذين يتعافون من النزاعات والكوارث وتأثيرات تغير المناخ.

بهدف إطعام 13 مليون من الأشخاص الأكثر ضعفاً بالمساعدات الغذائية ، تعد استجابة برنامج الأغذية العالمي للطوارئ في اليمن الأكبر من نوعها في أي مكان في العالمكما يقدم برنامج الأغذية العالمي الدعم التغذوي إلى 1.7 مليون طفل وأم ، ويقدم وجبات مدرسية إلى 850.000 طفل كل يوم.

السياق التنظيمي

تم العثور على هذه الوظائف في المكاتب القطرية (COs) ، والمكاتب الإقليمية (RBs) ، والمقر (HQ). عادةً ما يقدم أصحاب الوظائف في هذا المجال تقاريرهم إلى المدير القطري أو المعينعادةً ما يقدم أصحاب الوظائف في المكاتب الإقليمية أو المقر الرئيسي تقاريرهم إلى مسؤول إداري أعلى رتبةمن المرجح أن يعمل أصحاب الوظائف تحت إشراف موظف أكثر خبرة ، ويتلقون التوجيه والملاحظات المنتظمة حول العمل المنجز.

الغرض من الوظيفة

تنسيق وتقديم خدمات إدارية عالية الجودة تركز على العميل وتحقق القيمة مقابل المال.

المسؤوليات الرئيسية (ليست شاملة)

  • التحقق من الاحتياجات من الموارد في منطقة المسؤولية (مرافق البرنامج ، الأصول ، أسطول المركبات الخفيفة ، إلخ) ، والمساعدة في تحديد المتطلبات الجديدة لتسهيل كفاءة العمليات والخدمات وفعاليتها من حيث التكلفة.
  • مسؤول عن تقديم الخدمات مثل إدارة المرافق والسفر والبروتوكول وإدارة المركبات الخفيفة ذات الصلة ، وما إلى ذلك ، والإبلاغ عن أي تباينات إلى المشرف لتقديم الخدمات بشكل متسق وفي الوقت المناسب ، لضمان توفير بيئة عمل آمنة ومريحة لموظفي برنامج الأغذية العالمي .
  • دعم إنتاج البيانات المختلفة وتجميع وإعداد التقارير من أجل المساهمة في توفير معلومات دقيقة لاتخاذ قرارات مفيدة ودعم الإدارة الفعالة وفي الوقت المناسب لموارد البرنامج.
  • المساهمة في تخطيط ورصد ومعالجة الإجراءات الإدارية المتعلقة بالمشتريات والتمويل والموارد البشرية وما إلى ذلك ، بما في ذلك العقود مع البائعين الخارجيين لضمان تسجيل جميع البيانات بدقة وفي الوقت المناسب ومعالجتها في أنظمة البرنامج المؤسسية وأي قضايا تشغيلية يتم تناولها.
  • تكييف وتحديث العمليات الإدارية ، ودعم تنفيذ إجراءات التشغيل ، من أجل المساهمة في التحسين المستمر للخدمات الإدارية في منطقة المسؤولية.
  • الإجابة على مجموعة من الاستفسارات المتعلقة بتقديم الخدمات الإدارية من أجل دعم حل المشكلات اليومية.
  • تنسيق أنشطة فريق من الموظفين العاملين في المنطقة ، لضمان تلبية الأهداف الفردية والجماعية بما يتوافق مع جميع اللوائح والسياسات والإجراءات ذات الصلة وخطة الأداء.
  • توفير التدريب والتوجيه للموظفين في تفسير الإجراءات الإدارية والسياسات والعمليات واستخدام أنظمة الشركة لضمان اتساق وكفاءة الخدمات المقدمة لجميع العملاء.

متطلبات الوظيفة المحددة الأخرى

  • ضمان الحفظ المناسب لجميع أصول برنامج الأغذية العالمي والامتثال لقواعد وأنظمة البرنامج لجميع عمليات الاقتناء والتبرعات والتحويلات والتخلص منها والفقد والشطبتأكد من مطابقة الإدخالات التي تم إجراؤها في النظام العالمي لإدارة المعدات (GEMS) لإعطاء تمثيل عادل للقيمة المالية للأصولشخصيًا ، تحقق من عناصر المخزون وتحقق من نظام GEMS ، وقم بالتوصية إلى مجلس مسح الممتلكات المحلي (LPSB) للتخلص من مطالبات التأمين ومتابعة أي خسارة
  • تقييم ، على أساس منتظم ، حالة المخزون والمعاملات في قاعدة البيانات ، والإبلاغ عن الحالات الشاذة والتناقضات لاتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب
  • مراجعة على أساس منتظم ، حالة المخزون والمعاملات في GEMS ؛ الإبلاغ عن الحالات الشاذة والتناقضات لاتخاذ الإجراءات في الوقت المناسبقم بإجراء جرد مادي للأصول باستخدام GEMS mobile والتوصية بالتخلص من الأصول من خلال المجلس المحلي لمسح الممتلكات (LPSB).
  • المساهمة في تخطيط ورصد ومعالجة الإجراءات الإدارية المتعلقة بالمشتريات ، بما في ذلك العقود مع البائعين الخارجيين (LTA & MPO) لضمان تسجيل جميع البيانات وتحليلها ومعالجتها بدقة وفي الوقت المناسب في أنظمة البرنامج المؤسسية وأي قضايا تشغيلية يتم تناولهاالامتثال لقواعد ولوائح الشراء الخاصة بكفاءة التكلفة والجودة وحسن توقيت تقديم الخدمة.

الخبرات المطلوبة للدخول إلى الدور

أظهر فهماً سليماً لمعايير التشغيل الإداري لبرنامج الأغذية العالمي ووعيًا بقضايا التنمية الإنسانية الدولية من خلال العمل اليومي.

قدم إرشادات مخصصة للموظفين الجدد.

الحد الأدنى من المؤهلات القياسية

التعليم:

الانتهاء من التعليم الثانويشهادة ما بعد الثانوية في المجال الوظيفي ذي الصلةدرجة البكالوريوس في المالية ميزة.

الخبرة:

5 سنوات أو أكثر من الخبرة ذات الصلة

اللغة:

الطلاقة في الاتصال الشفوي والكتابي باللغتين الإنجليزية والعربية.

القدرات التنظيمية الأساسية 4Ps

الغرض

  • فهم الأهداف الاستراتيجية وإبلاغها: فريق المدربين بأكثر الطرق فعالية لإبلاغ الأهداف الاستراتيجية للبرنامج إلى فريق البرنامج وشركائه في الميدان.
  •  كن قوة للتغيير الإيجابي: تنفذ أساليب أو أدوات جديدة لتحسين عمليات عمل الفريق وإنتاجيته.
  •  اجعل المهمة مصدر إلهام لفريقنا: أنشطة ومهام فريق الخرائط لتحقيق نجاحات محددة في المجتمعات المستفيدة لإبراز التأثير الإيجابي.
  •  اجعل مهمتنا واضحة في الأعمال اليومية: يشرح لزملائه كيف تساهم كل وحدة في مهمة برنامج الأغذية العالمي الشاملة.

الناس

  • ابحث عن طرق لتقوية مهارات الأشخاص: يحدد فرص تنمية المهارات مثل وحدات التدريب أو الخبرات أثناء العمل للذات والزملاء والتقارير المباشرة.
  •  خلق ثقافة شاملة: يسهل أنشطة بناء الفريق لبناء علاقة في الوحدة الخاصة.
  •  كن مدربًا وقدم ملاحظات بناءة: يسهل عملية الاقتران بين الزملاء المبتدئين والمدربين داخل الفريق الخاص.
  •  خلق روح "سأفعل" / "سوف": توقع بشكل استباقي التحديات المحتملة وتطوير خطط التخفيف لضمان تحقيق الفريق للأهداف والغايات.

ألاداء

  • تشجيع الابتكار والحلول الإبداعية: يحدد الفرص للإبداع في العمل الخاص ويساعد الفريق على أن يكون أكثر إبداعًا ودقة في مهامه ومجالات عمله.
  •  التركيز على الحصول على النتائج: يراقب إنجازات الفريق ويقدم ملاحظات لضمان تسليم النتائج باستمرار ودقة.
  •  تقديم الالتزامات والوفاء بالالتزامات: يوفر توجيهًا دقيقًا للفريق بشأن المسؤوليات والمهام المتوقعة ، مع الحفاظ أيضًا على الالتزام تجاه الفريق.
  •  كن حازمًا: يقدم مثالًا ويقدم إرشادات لأعضاء الفريق المبتدئين حول وقت تصعيد المشكلات عند مواجهة مشكلات صعبة في مكان العمل أو في الميدان.

الشراكة

  • الاتصال والمشاركة عبر وحدات البرنامج: يسهل الشراكات مع وحدات البرنامج الأخرى لإنجاز المهام في الميدان.
  •  بناء شراكات خارجية قوية: يضع نموذجًا ويقدم إرشادات للفريق حول كيفية بناء علاقات مع شركاء خارجيين.
  •  التحلي بالمرونة السياسية والقدرة على التكيف: يوضح للزملاء أو يقدم تقارير مباشرة عن قيمة المساهمة في فرق البرنامج وشراكات الوكالات الأخرى في تحقيق أهداف البرنامج وأهدافه.
  •  كن واضحًا بشأن القيمة التي يجلبها البرنامج للشراكات: ينظم ويرصد ويرتب أولويات جهود الفريق والفريق لضمان تلبية احتياجات الشركاء الداخليين والخارجيين.

القدرات الوظيفية

اسم القدرة

وصف السلوك المتوقع لمستوى الكفاءة

خدمات دعم الأعمال والتقارير

يطبق قدرة قوية على تحديد متطلبات المستوى القطري وتطوير حلول وخطط عمل تركز على العملاءينقل النتائج المستندة إلى البيانات بطريقة مؤثرة للغاية ومصممة خصيصًا للجمهور.

الضوابط الداخلية وإدارة المخاطر

يستخدم فهم نهج إدارة المخاطر والضوابط الداخلية لمراقبة المشاريع والبرامج لتأكيد الامتثال التنظيمي ، وضمان سلامة البيانات وضمان رضا العملاء.

إدارة الموارد

يراقب الاتجاهات في التوظيف واستخدام الموارد لتوقع وتصعيد المشكلات المحتملة لقادة البرنامج والعملاء الرئيسيين.

المعرفة المتخصصة في الخدمات الإدارية

يُظهر معرفة واسعة أو متخصصة بأفضل الممارسات الإدارية والتقنيات والعمليات ، وفهمًا جيدًا لمعايير البرنامج وعملياته وبنيته التحتية في مجال المسؤولية ؛ يطبق هذا لضمان توفير خدمات إدارية تتسم بالكفاءة والفعالية.

التركيز على العملاء

يراقب ويشرف على العمل الإداري مقابل المعايير والبروتوكولات المعمول بها للتميز في الخدمةيضمن تحديد مشاكل العملاء وحلها

 

الأحكام والشروط

  • برنامج الأغذية العالمي هو صاحب عمل يتسم بتكافؤ الفرص.
  • لا يتقاضى برنامج الأغذية العالمي أي رسوم في أي مرحلة من مراحل عملية التوظيف.
  • يجب أن يكون المتقدم يمني الجنسية أو لديه تصريح عمل / إقامة.
  • سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المدرجين في القائمة المختصرة.

يجب تقديم الطلبات عبر الإنترنت مع:

  • استخدم اللغة الإنجليزية فقط.
  • حدد كل ما تبذلونه من وظائف TOR.
  • حدد سنوات الخبرة الواضحة مع كل وظيفة (شهر / سنة)

موظفو برنامج الأغذية العالمي الذين لا يزالون تحت فترة الاختبار غير مؤهلين للتقديم.

يجب أن يكون موظفو البرنامج المرتبطون بعقود طويلة الأجل قد أكملوا سنة واحدة في الوظيفة الحالية حتى يكونوا مؤهلين للتقدم لوظيفة FT أخرى.

من خلال تقديم طلبك ، تكون قد قرأت الشروط المرجعية لهذا المنصب وتوافق على أن أي معلومات خاطئة أو خاطئة أو غير كاملة قد تؤدي إلى استبعادك في عملية التوظيف هذه.

ملحوظةسيتم الاحتفاظ بالمرشحين الناجحين الذين تم فحصهم كمرشحين قابلين للاستمرار من خلال عملية التقديم في القائمة الداخلية لمدة عامين ويمكن إعطاؤهم مزيدًا من الاهتمام للوظيفة المحددة المماثلة في المستقبل المعلن عنها في مركز العمل)

 


إعلان منتهي