موظف موارد بشرية
  • اطباء بلا حدود
  • صنعاء

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة

المسمى الوظيفي : موظف موارد بشرية        

المستوى :     4        

الموقع :  صنعاء        

الرمز:  AT04300-A 

       

المهام الرئيسية : 

تنفيذ المهام الإدارية ومتابعة  الجانب المحاسبي المشروع ، وفقًا لإرشادات مدير الإدارة وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود ، من أجل ضمان الامتثال القانوني والحفاظ على رقابة صارمة على الموارد المالية..

المسؤوليات : 

دعم فريق الشؤون الإدارية / الموارد البشرية

  • التأكد من التزام موظفي المشروع بالقواعد الإدارية، بالتعاون الوثيق مع المشرف الإداري،
  • التأكد من أن جميع الرحلات من الميدان والمشروع – تسير بشكل منظم والتواصل مع جانب التنسيق.  
  • مساعدة رؤساء الإدارات والمشرفين في صياغة خطة عطلتهم السنوية، ومتابعة رصيد الإجازات المعلقة في المشروع، والتوقع عند الضرورة.
  • إجراء المتابعة الإدارية للإجازات المرضية للموظفين والإجازات السنوية وغيرها والتأكد من استكمال جميع الوثائق في الوقت المناسب ووفقًا للإجراءات.

التوظيف والتقديم
دعم المشروع في استقطاب الكوادر:

  •   جمع طلبات التوظيف واتخاذ الترتيبات العملية للمقابلة / الاختبار.
  •   المساعدة في الترجمة عند الحاجة.
  • لتأكد من أن جميع الموظفين الجدد يتم اطلاعهم عن المهام والمسؤوليات بشكل كافٍ من قبل جميع الإدارات وتقديم إحاطة إدارية عامة عن سياسات الموارد البشرية لجميع الموظفين الجدد.

إدارة العقود والرواتب

  • لتأكد من استكمال جميع الملفات الإدارية للموظفين وتحديثها وحفظها وفقًا للإجراءات. ضمان حفظها بشكل صحيح وسرية البيانات الشخصية للموظفين. 
  • متابعة إجراءات التخليص الجمركي للموظفين في نهاية العقد. 
  • توزيع قسائم الرواتب واشرحها عند ظهور أسئلة في الميدان.    
  • إعداد مدفوعات العمال المياومين حسب لائحة الموظفين المعارين.

أخرى: 

  • إدارة مجمع الوافدين وتخصيص الغرف والتأكد من صيانة أماكن الإقامة بشكل جيد من حيث ترتيبات المطبخ والتنظيف وترتيبات التبطين. 
  • المساعدة في ترجمة المذكرات وأسئلة الموظفين والاجتماعات الرسمية وما إلى ذلك.
  • الإشراف على الطهاة وعمال النظافة المنزليين.
  •  التنسيق مع الموارد البشرية والإدارية للتأكد من أن جميع الموظفين لديهم بطاقات هوية صالحة لمنظمة أطباء بلا حدود.
  • حافظ على تحديث المعلومات الخاصة بتدريب NS ، وسجل التدريبات التي تم إجراؤها حتى تتمكن من تقديم معلومات دقيقة في أي وقت.
  • تأكد من أن جميع مستندات الشؤون الادارية متاحة بسهولة بكميات كافية لتسهيل إجراءات المسؤول (نماذج الإجازات، نماذج ملفات الموظف، ...) 
  • تسهيل دفع مصاريف المكتب الروتينية للعمليات اليومية.
  • مساعدة قسم الموارد البشرية في أي ملفات أخرى حسب الاحتياجات.

تحديد المسؤوليات/ قسم أطباء بلا حدود

الشؤون المالية: 

  • تشفير فواتير صنعاء وعدن بالباركود بعد نشر قيود يونيفيلد ( نظام أطباء بلا حدود)
  • التصوير الضوئي و ارشفة نسخة الكترونية من مسك الدفاتر في صنعاء وعدن و  ارشفة جميع  وثائق مسك الدفا تر الخاصة بالمشاريع علي اساس شهري
  • وضع اشارات علي جميع الملفات المالية و ارشفتها في الغرفة بشكل منظم 
  • تنظيم غرفة الأرشيف.
  • متابعة مسك الدفاتر للمشروع و ارسال جدول البيانات و ابلاغ محاسب المنسقية في حال وجود أي تأخير من المشروع لإرسال النسخة المطبوعة من لمسك الدفاتر.
  • ارسال الشيكات او مستند مالي اخر الى الجهة الخارجية والتأكد من استلامه
  • تغطية المهام اليومية لمساعد الشؤون المالية في حال غيابه.

الموارد البشرية:

  • التأكد من الحفظ السليم لنماذج التأمين الاجتماعي و المدفوعات والمستندات القانونية والمراسلات ..الخ
  • القيم بالمسح الضوئي للوثائق التي تحتاج  إلى إتلاف وأي مسح  ضوئي آخر يطلبه المشرفون.
  • التخلص من المستندات التي لم تعد مطلوبة وفقًا للإرشادات بعد مسحها ضوئيًا.
  • المتابعة المنتظمة لغرفة أرشيف الموارد البشرية والتأكد من أنها منظمة بشكل جيد، والإبلاغ عن أي ضرر أو احتياج لغرفة أرشيف الموارد البشرية.
  • تقديم والحصول على المستندات من/ الي الضمان الاجتماعي
  • المحافظة على الملفات بشكل منظم و وضع العلامة الخاص بها
  • تقديم المساعدة في إدارة ملفات الموظفين

الشؤون الفنية / الامداد:

  • وضع العلامات علي ارشيف التوريد والارشيف الفني
  • ترتيب المواد المؤرشفة حسب الحاجة لها
  • توفير المواد المؤرشفة عند الحاجة اليها من قبل الاقسام 
  • التواصل المنتظم مع الاقسام لتحسين نظام الارشفة

عـــــــــــام: 

  • المساعدة في ادارة المواد القرطاسية 
  • تحديث البيانات في المكان المشارك 
  • لا يسمح لطاقم العمل تناول القات أثناء ساعات العمل 
  • لا يسمح تحت أي ظرف بحمل أو حيازة السلاح على مركبات أطباء بلا حدود أو مرافقها.
  • الأنشطة والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة، وقد يتم تكليف الموظفين بمسؤوليات أو مهام إضافية حسب الطلب.

المتطلبات : 

 التعليم: 

  •  شهادة دبلوم / درجة في إدارة شؤون الموظفين أو مجال ذي صلة.      

الخبرة : 

  •  خبرة عملية سابقة أساسية لا تقل عن سنتين في الوظائف ذات الصلة.
  •  خبرة مرغوبة في منظمة أطباء بلا حدود أو غيرها من المنظمات غير الحكومية في البلدان النامية.    

اللغة : 

  • اللغة العربية والإنجليزية ضروري.    

 المعرفة :   

  • معرفة بالكمبيوتر ضرورية (ورد – اكسل – انترنت)

الكفاءة :

  • تحقيق النتائج.
  • العمل بروح الفريق الواحد.
  • المرونة.
  • الالتزام.
  • تحمل ضغوط العمل 

 


إعلان منتهي