مساعد إداري (دعم المشروع)
  • UNOPS
  • صنعاء

0.00
Both
0.00

وصف الوظيفة



معلومات أساسية - خاصة بالوظيفة:

يضطلع مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع بمشاركة متعددة القطاعات تهدف إلى استعادة الخدمات الحضرية بشكل رئيسي في مجال الطاقة،

الطرق الحضرية والمياه والصرف الصحي والخدمات البلدية في المدن المستهدفة في ��ليمن باستخدام نهج متكامل.

سيسهم مشروع الربط الطارئ لشريان الحياة في اليمن في معالجة مسألة الوصول إلى الطرق

الغذاء والاحتياجات الإنسانية الأخرى، والتوظيف، مع وضع الأساس لـ (1) البناء

القدرة على الصمود في مواجهة مواطن الضعف التي يسببها تغير المناخ، (2) تقليل الفجوات بين الجنسين، و (3) بناء

قدرات الشركاء من خلال برنامج مخصص لبناء القدرات.

 

تحت الإشراف المباشر لمدير المشروع ، سيوفر المساعد الإداري (دعم المشروع)

الدعم الشامل للمشروع.

 

المسؤوليات الوظيفية

تحت الإشراف العام لمدير المشروع والإشراف المباشر لأخصائي المراقبة والتقييم، سيساعد المساعد الإداري في تصميم أنشطة المشاريع وتنفيذها ورصدها وتقييمها. كما سيقدم المساعدة للمشروع المتعلق بإنشاء وصيانة الأرشيف والسجلات وأدوات المراقبة والتتبع وكذلك في تجميع الخطط والتقارير والعروض التقديمية ووثائق المشروع.

 

يعمل مساعد الإدارة في تعاون وثيق مع الزملاء في جميع قطاعات المشروع، وكذلك في المنظمة ككل.

 

سيضطلع المساعد الإداري بالأنشطة / المسؤوليات التالية:

 

1. دعم المشروع

  • يؤسس ويحافظ باستمرار على أدوات مراقبة المشروع بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تقويم المشروع للأحداث ، وملامح البلديات ، وأدوات التتبع المختلفة ، وقاعدة بيانات قطاع الاتصالات والمشاريع وما شابه ذلك ؛
  • ينسق جمع البيانات من أعضاء فريق القطاع ذي الصلة ويضمن تطوير أوراق حقائق النتائج لجميع طلبات مقترحات المشاريع ووضعها في الوقت المناسب على الويب
  • ينسق جمع البيانات من الفرق القطاعية ويوفر الصيانة الشهرية لأرشيف المشروع ، وقواعد بيانات المستندات (محرك المشاركة وعبر الإنترنت) بما في ذلك منصة OneUNOPS ، مما يضمن أن المحتوى دقيق وملائم ومحدث ؛
  • المساعدة في الحفاظ على قضايا المخاطر ، وسجلات الجودة ، وقاعدة بيانات جهات اتصال أصحاب المصلحة والمساعدة في تحليل أصحاب المصلحة ؛
  • يساعد في إنشاء محتوى مكتوب لمختلف التقارير والمواد الإدارية والاتصال بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر إعداد المواد والعروض التقديمية والتقارير المتعلقة بتنظيم الاجتماعات وورش العمل ؛ المراسلات الإدارية والمدخلات ذات الصلة بالتقارير والإحاطات الخارجية
  • يوفر الدعم في ترجمة المستندات القصيرة والبسيطة من الإنجليزية إلى العربية والعكس
  • الاضطلاع بمهام إدارية أخرى على أساس مخصص

 

2. المراقبة والتقارير

  • يساعد في تجميع تقارير المشروع وخططه وسجلاته وغيرها من الوثائق ومشاركة دروس المشروع المستفادة وأفضل الممارسات ؛
  • ينسق جمع البيانات من أعضاء فريق المشروع والشركاء الخارجيين ويقوم باستمرار بتحديث البيانات اللازمة للرصد والتقييم والاتصالات باللغة الإنجليزية والعربية لضمان توفرها وارتباطها بأدوات المراقبة الأخرى وإدماج الابتكارات ذات الصلة.
  • ينسق الحصول على المدخلات من فريق المشروع اللازمة لتقارير المشروع ، بما في ذلك التقارير الشهرية والفصلية والسنوية وغيرها حسب طلب مدير المشروع
  • المساعدة في الاتصال مع الخدمين الخارجيين - المترجمين والمصورين والمصممين لتنسيق العمل وتسهيل تسليم المهام المعينة في الوقت المناسب ؛
  • إدارة الكميات الكبيرة من المكالمات الواردة في GRM.
  • الدعم في تحديد وتقييم احتياجات أصحاب المصلحة في آلية معالجة المظالم لتحقيق الرضا.
  • بناء علاقات وثقة مستدامة مع حسابات أصحاب المصلحة في آلية معالجة المظالم من خلال التواصل المفتوح والتفاعلي.
  • تقديم معلومات دقيقة وصحيحة وكاملة باستخدام الأساليب / الأدوات الصحيحة
  • التعامل مع شكاوى أصحاب المصلحة في آلية معالجة المظالم ، وتقديم الحلول والبدائل المناسبة ضمن الحدود الزمنية ؛ المتابعة للتأكد من الحلول.
  • الاحتفاظ بسجلات تفاعلات أصحاب المصلحة في آلية معالجة المظالم ، ومعالجة حسابات أصحاب المصلحة ووثائق الملفات ، وإنشاء قاعدة بيانات حالات أصحاب المصلحة في آلية معالجة المظالم.
  • المساعدة في تطوير خطط التوعية ومواد الرؤية الخاصة بآلية معالجة المظالم
  • أنشئ تقارير آلية معالجة المظالم (GRM) اليومية والشهرية والسنوية ، عند الطلب.

 

3. إدارة المعرفة وتبادل المعرفة

 

  • يشارك المعرفة والخبرة ؛
  • يعمل بنشاط من أجل مواصلة التعلم الشخصي ، ويعمل على خطة التعلم ويطبق المهارات المكتسبة حديثًا
  • دعم تنظيم مبادرات التدريب والتعلم للموظفين حول الموضوعات ذات الصلة.
  • تقديم مساهمات سليمة لشبكات المعرفة ومجتمعات الممارسين من خلال تجميع الدروس المستفادة ونشر أفضل الممارسات في إدارة المشروع.
  • تبادل الملاحظات والأفكار والمعرفة الداخلية حول العمليات وأفضل الممارسات والاستفادة منها بشكل منتج.
  • أداء واجبات أخرى قد تكون مطلوبة بشكل معقول وبما يتماشى مع نطاق خدمات شاغل الوظيفة أعلاه.

 

المراقبة وضوابط التقدم

يؤثر المساعد الإداري بشكل مباشر على تحقيق نتائج المشروع من خلال مساعدة مدير المشروع على الالتزام بأساليب واستراتيجيات إدارة المشروع ، وتقليل المخاطر ، وخفض التكاليف ، وتحسين معدلات النجاح. ويعزز هذا بالتالي بروز وصورة مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع كمقدم خدمة فعال في خدمات وإدارة المشاريع ويعزز موقعه التنافسي كشريك مفضل في التنمية المستدامة وخدمات المشاريع.

 

 الكفاءات:

يعامل جميع الأفراد باحترام ؛ يستجيب بحساسية للاختلافات ويشجع الآخرين على فعل الشيء نفسه. يلتزم بالمعايير التنظيمية والأخلاقية. يحافظ على مستويات عالية من الجدارة بالثقة. نموذج يحتذى به للتنوع والشمول.

يعمل كنموذج إيجابي يساهم في روح الفريق. يتعاون ويدعم تطوير الآخرين. لمديري الأفراد فقط: يعمل كنموذج إيجابي للقيادة ، ويحفز الآخرين ويوجههم ويلهمهم للنجاح ، باستخدام أساليب القيادة المناسبة.

يُظهر فهمًا لتأثير دوره على جميع الشركاء ويضع دائمًا المستفيد النهائي في المقام الأول. يبني ويحافظ على علاقات خارجية قوية ويكون شريكًا مختصًا للآخرين (إذا كان ذا صلة بالوظيفة).

يحدد بكفاءة مسار عمل مناسب للذات و / أو للآخرين لتحقيق الهدف. تؤدي الإجراءات إلى إنجاز المهام بالكامل من خلال الاهتمام بالجودة في جميع المجالات. يرى الفرص ويأخذ زمام المبادرة للعمل عليها. ندرك أن الاستخدام المسؤول للموارد يزيد من تأثيرنا على المستفيدين لدينا.

منفتحة على التغيير ومرنة في بيئة سريعة الخطى. يتكيف بشكل فعال مع النهج الخاص ليناسب الظروف أو المتطلبات المتغيرة. ينعكس على ال��جارب ويعدل سلوكه. أداء ثابت حتى تحت الضغط. يسعى دائما إلى التحسينات المستمرة.

تقييم البيانات ومسارات العمل للوصول إلى قرارات منطقية وعملية. يتخذ نهجًا غير متحيز وعقلاني مع مخاطر محسوبة. يطبق الابتكار والإبداع على حل المشكلات.

يعبر عن الأفكار أو الحقائق بطريقة واضحة وموجزة ومنفتحة. يشير الاتصال إلى مراعاة مشاعر واحتياجات الآخرين. يستمع بنشاط ويشارك المعرفة بشكل استباقي. يتعامل مع الصراع بشكل فعال ، من خلال التغلب على الخلافات في الرأي وإيجاد أرضية مشتركة.

 

التعليم / الخبرة / متطلبات اللغة:

تعليم

  • التعليم الثانوي مطلوب.
  • شهادة الثانوية العامة.
  • ستكون درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو العلاقات العامة أو أي مجال آخر ذي صلة أحد الأصول وقد تحل محل بعض سنوات الخبرة المطلوبة.

خبرة في العمل

  • مطلوب أربع سنوات من الخبرة في الموارد البشرية أو المسؤول أو دعم المشروع أو وظائف خدمات العملاء.
  • تعتبر الخبرة المثبتة في منصب مماثل داخل الأمم المتحدة أو في منظمة إنسانية ميزة
  • الخبرة في سياقات التشغيل المعقدة ، بما في ذلك آليات تنسيق الشؤون الإنسانية والجهات المانحة والأمن وإدارة العمليات هي ميزة ؛
  • ستكون الخبرة والمعرفة المثبتة بقواعد وإجراءات الأمم المتحدة / مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع في المشتريات ، والشؤون المالية ، وإدارة الموارد البشرية ، وإدارة المشاريع ، والقواعد واللوائح الإدارية ميزة.
  • مطلوب إجادة أجهزة الكمبيوتر وحزم برامج المكاتب (MS Office) والخبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة المستندة إلى الويب.

لغة:

  • مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية.
  • نوع العقد ومستواه ومدته
  • نوع العقد: ICA محلي
  • مستوى العقد: LICA 4
  • مدة العقد: غير محدد المدة ، حسب المتطلبات التنظيمية ، وتوافر الأموال ، والأداء المرضي

 

اعتبارات إضافية

  • يرجى ملاحظة أن تاريخ الإغلاق هو منتصف الليل بتوقيت كوبنهاغن
  • لن يتم النظر في الطلبات الواردة بعد تاريخ الإغلاق.
  • سيتم إخطار المرشحين الذين تم اختيارهم للمقابلات الشخصية فقط.
  • يتم تشجيع المرشحات المؤهلات بشدة على التقديم.
  • صنعاء هي مركز عمل غير عائلي
  • هذا المنصب مفتوح للمواطنين فقط.
  • يسعى مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع إلى استيعاب المرشحين ذوي الاحتياجات الخاصة بشكل معقول ، عند الطلب.
  • المواءمة بين العمل والحياة - يقدّر مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع موظفيه ويدرك أهمية الموازنة بين المتطلبات المهنية والشخصية. لدينا سياسة تقدمية بشأن المواءمة بين العمل والحياة ونقدم العديد من خيارات العمل المرنة. تنطبق هذه السياسة على موظفي مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع في جميع أنواع العقود
  • بالنسبة إلى وظائف الموظفين فقط ، يحتفظ المكتب بالحق في تعيين مرشح بمستوى أدنى من الرتبة المعلن عنها للوظيفة
  • بالنسبة لعقود التجنيب ، يجب عليك إكمال بعض الدورات الإلزامية (حوالي 4 ساعات) في الوقت الذي يناسبك ، قبل تقديم الخدمات إلى UNOPS.
  • شاغل الوظيفة مسؤول عن الالتزام بالسياسات الأمنية والتعليمات الإدارية والخطط والإجراءات الخاصة بنظام إدارة الأمن في الأمم المتحدة ونظام مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع.

تتمثل سياسة مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع في إجراء فحوصات خلفيات جميع الموظفين / المتدربين المحتملين.

يعتمد التوظيف / التدريب الداخلي في مكتب الأمم المتحدة لخدمات المشاريع على نتائج هذه الفحوصات.


إعلان منتهي