وصف الوظيفة

السياق التنظيمي

مكتب الفاو في اليمن مسؤول عن تطوير وتعزيز والإشراف على وتنفيذ الاستراتيجيات المتفق عليها لمعالجة أولويات الغذاء والزراعة والتنمية الريفية في اليمن. وهي تطور وتحافظ على العلاقات مع الوزارات ذات الصلة على المستوى القطري. هذا الموقف مقره في ممثلية منظمة الأغذية والزراعة في صنعاء ، اليمن. يتمثل الهدف الرئيسي للمكاتب القطرية لمنظمة الأغذية والزراعة ، التي يرأسها ممثل المنظمة ، في مساعدة الحكومات على وضع سياسات وبرامج ومشاريع لتحقيق الأمن الغذائي والحد من الجوع وسوء التغذية ، للمساعدة في تطوير قطاعات الزراعة ومصايد الأسماك والغابات و لاستخدام مواردهم البيئية والطبيعية بطريقة مستدامة.

التسلسل الإداري

تحت الإشراف العام لممثل منظمة الأغذية والزراعة والإشراف المباشر للأخصائي المالي ومساعد ممثل المنظمة (المسؤول) في اليمن ، وبالتعاون الوثيق مع وحدات منظمة الأغذية والزراعة ، يقوم شاغل الوظيفة بتقديم الدعم في صياغة وتنفيذ البرنامج الميداني في البلد مستوى المكتب.

التركيز الفني

يقوم المحلل المالي بأداء مجموعة كبيرة ومتنوعة من الواجبات الإدارية والمالية الروتينية لدعم مراقبة الحسابات والحفاظ عليها وفي معالجة المعاملات المالية / المحاسبية / المتعلقة بالميزانية. شاغل الوظيفة يمارس الحكم ويحدد الأخطاء ويدعم الممارسة المالية السليمة.

المهام والمسؤوليات

·         ضمان مستوى عال من التعاون بين المالية على المستويين الوطني والميداني

·         تتبع التقدم المحرز في الأنشطة المالية وضمان تسليم المدخلات والمخرجات في الوقت المناسب .

·         تحديد المصروفات والمدفوعات التي ينبغي أن تطلب إلى المنظمة لتنفيذ المشروعات في الوقت المناسب ، بموجب قواعد وإجراءات المنظمة

·         مراقبة ومراقبة بنود المخزون وتوفير مدخلات لخطة المشتريات على أساس ربع سنوي . ضمان مخزون كافٍ من اللوازم المكتبية سريعة الحركة والحفاظ على "بطاقات الحاويات" لكل عنصر من بنود المخزون

·         ضمان حفظ جميع العناصر والممتلكات الحساسة للمنظمة

·         استخراج البيانات من مختلف المصادر المتعلقة بإدارة الأصول وإعداد تقارير الجرد حسب الاقتضاء. يضمن استكمال نموذج ADM83 في حالة فقد الأصول أو سرقتها .

·         ضمان إدارة التصرف في الأصول المادية. الانتهاء من إعداد الوثائق لتقديمها لاتخاذ إجراءات . المتابعة عند الطلب والاتصال بالوحدة الطالبة والصيانة لإجراء التخلص .

·         ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والالتزامات التي تم التعهد بها والإجراءات المتخذة وتنسيق جمع التقارير وتقديمها إلى رئيس الوحدة .

·         الاحتفاظ بسجلات الرقابة الإدارية مثل الالتزامات والنفقات .

·         ضمان الالتزام بالنظم المالية للشركات والقواعد واللوائح والسياسات والممارسات ومعايير التسجيل والتوثيق المطلوبة:

·         ضمان التنسيق السليم والمنتظم مع جميع الوحدات / الإدارات المشاركة في صرف الأموال النقدية للمستفيدين (التحويل النقدي) وفقًا للميزانية والخطة

·         التوفيق بين النفقات والأرصدة والمدفوعات والبيانات والبيانات الأخرى . المساعدة في إعداد التقارير المتكررة والخاصة من خلال إعداد البيانات وتحريرها بالشكل المناسب حسب الطلب

·         التأكد من قيام مقدمي الخدمات المالية بتسهيل مدفوعات المستفيدين

·         ضمان متابعة وتوفيق تعليمات الدفع والتقارير

·         تأكد من تسوية مدفوعات التحويل النقدي بشكل صحيح وفقًا لقواعد ولوائح المنظمة.

·         تجميع سندات الصرف مع الوثائق الداعمة المقابلة للمصادقة والموافقة من قبل الموقعين ، وبعد ذلك حفظها .

·         متابعة جميع السلف المتأخرة ومراجعة تسويات الدائنين. مراجعة تفويض الخطاب البنكي بناءً على تعليمات التحويل المعتمدة الصادرة عن وحدة التحويل المصرفي وتأكيد الاستلام .

·         العمل مع فرق الرصد والتقييم لمراجعة المستندات المستلمة من FSP لتسهيل السداد إلى FSP. تشغيل وتحليل قائمة المعاملات لميزانية البرنامج العادي .

·         معالجة المطالبات أو الفواتير وطلبات الدفع الأخرى بما يتماشى مع اللوائح والتعليمات ذات الصلة .

·         التأكد من أن جميع المستندات والمعلومات الداعمة المطلوبة لتبرير الدفع ، بما في ذلك الإيصالات والتفاصيل المصرفية وما إلى ذلك ، كاملة قبل الإفراج عن المدفوعات .

·         تسوية الفواتير والمطالبات بعد التحقق من المستندات الداعمة بالتعاون الوثيق مع وحدة التحويلات القائمة على النقد .

·         تجميع بيانات الميزانية والمحاسبة والتحقق منها عن طريق فحص الملفات وحساب التكاليف وتقدير النفقات المتوقعة . بعد الإذن ، قم بصرف المدفوعات من المصروفات النثرية وفقًا للتفويض ، والاحتفاظ بسجلات لهذه المدفوعات وحسابات الرصيد كما هو مطلوب .

·         المساعدة في إعداد السجلات المحاسبية الدورية ووثائق المالية والميزانية . تسجيل المقبوضات والمدفوعات (دفاتر الأستاذ ، الدفاتر النقدية ، القسائم ، إلخ) .

·         التوفيق بين البيانات للتقارير المتكررة أو الخاصة . الحفاظ على الاتصالات مع البنوك المحلية بما في ذلك مقدمي الخدمات المالية ، والتحقق من حالة الحساب وأسعار صرف العملات والحصول على الموافقة على تخليص الشيكات .

·         دعم احتياجات إعداد التقارير وعمليات التدقيق بالبيانات والوثائق الداعمة كما هو مطلوب .

·         أداء واجبات وأنشطة أخرى ذات صلة كما هو مطلوب.

·          

سيتم تقييم المرشحين حسب ما يلي:

الحد الأدنى من المتطلبات

·         التعليم - درجة متقدمة في المالية أو إدارة الأعمال (أو مجال وثيق الصلة)

·         خمس سنوات من الخبرة ذات الصلة في الإدارة أو المحاسبة أو المالية

·         إتقان اللغة الإنجليزية والعربية.

·         القدرة على الاستخدام الفعال لبرامج المكتب القياسية ، مثل MS Office (Windows أو Word أو Outlook أو Excel أو Exchange أو Oracle أو GRMS أو أي برنامج ذي صلة) إلخ.

·         مواطن يمني.

الكفاءات الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة

·         التركيز على النتائج

·         العمل بروح الفريق الواحد

·         تواصل

·         بناء علاقات فعالة

·         تبادل المعرفة والتحسين المستمر

المهارات الفنية / الوظيفية

·         معرفة جيدة بالقواعد واللوائح المالية والسياسات والممارسات المحاسبية

·         معرفة جيدة بالأنظمة المالية للشركات

·         معرفة جيدة بمعايير الاتصال والتوثيق

·         خبرة في التعامل مع أنظمة الإدارة على شبكة الإنترنت.

·         معرفة جيدة بتطبيقات MS Office والإنترنت ومعدات تكنولوجيا المكاتب

معايير الاختيار / الفنية / المهارات الوظيفية:

·         قد يشمل تقييم المتقدمين المؤهلين تمرين تقييم ومقابلة فنية / قائمة على الكفاءة